Cách viết thư xin việc ấn tượng và những lưu ý quan trọng nên biết

1. Hiểu chính xác về vai trò của thư xin việc hiện nay

Tương tự như đơn xin việc, thư xin việc có vai trò quan trọng trong việc truyền tải  thông tin của ứng viên và thể hiện mong muốn được làm việc, trở thành một phần của công ty mà mình ứng tuyển. Có thể nói, thư xin việc thể hiện thái độ tôn trọng và trân trọng của ứng viên tới nhà tuyển dụng.

Khi bộ hồ sơ ứng tuyển của bạn kèm theo một lá thư xin việc sẽ tạo được sự ấn tượng với nhà tuyển dụng. Một bức thư nhưng đủ để nhà tuyển dụng thấy được sự chuyên nghiệp và sự chuẩn bị chu đáo cho quá trình ứng tuyển của bạn.

Mặc dù CV xin việc sẽ hể hiện một cách rõ ràng và chi tiết hơn về học vấn, năng lực và kinh nghiệm làm việc của bạn. Thế nhưng, chỉ có thư xin việc mới giúp bạn thể hiện được thái độ của bản thân trong công việc với nhà tuyển dụng. Từ đó, tạo ra được sự đánh giá sát sao hơn từ phía nhà tuyển dụng hướng tới ứng viên của mình.

Rất nhiều bạn ứng viên cho rằng việc sử dụng thư xin việc là không cần thiết. Tuy vậy, lựa chọn thư xin việc trong hồ sơ xin việc sẽ là một sự lựa chọn khôn ngoan của những ứng viên tiềm năng.

Tìm hiểu thêm: Cách điền mẫu sơ yếu lý lịch xin việc file word

2. Những điều cần chú ý trước khi viết thư xin việc

Trước khi thực hành viết thư xin việc cho mình thì các bạn cần chú ý tới một vài điều dưới đây:

- Không viết một thư xin việc với ý nghĩa chung

Việc viết một lá thư xin việc với ý nghĩa chung chung thực tế sẽ không đem lại hiệu quả cho bạn. Vì thế, cần viết rõ ràng, tập trung nhấn mạnh vào yếu tố chính. Đó là năng lực, trình độ và kinh nghiệm của bạn. Những tố chất đó phù hợp với vị trí mà bạn ứng tuyển ra sao. hãy làm rõ điều này để bức thư trở nên cụ thể, rõ ràng hơn.

- Xác định đúng bố cục của thư xin việc

Việc viết thư xin việc đúng và hoàn hảo nằm ở sự hiểu biết về cách viết thư xin việc của bạn. Một lá thư xin việc sẽ bao gồm 3 phần là mở đầu, nội dung và kết thúc. Bạn cần xác định rõ nội dung cho từng phần để làm rõ được bố cục của thư xin việc, tránh sự nhầm lẫn, chồng chéo.

- Lựa chọn những từ khóa cần xuất hiện 

Việc xuất hiện các từ khóa quan trọng trong thư xin việc là rất cần thiết. Điều này sẽ tăng sự chú ý của nhà tuyển dụng vào thư xin việc của bạn hơn, từ đó, ấn tượng với bạn cũng sẽ nhiều hơn.

Các từ khóa nên xuất hiện thường sẽ là các con số thể hiện doanh thu, sự tăng trưởng, phát triển hay từ ngữ cho thấy sự thăng tiến của bạn trước đó hay việc khen thưởng cũng có thể lựa chọn. Cách này còn làm tăng sự chân thật cho những thông tin mà bạn đưa ra. 

- Không quá rập khuôn

Việc viết thư xin việc theo cùng một mô típ đã khiến cho thư xin việc mất đi tính hấp dẫn cũng như sự độc đáo. Chính vì thế mà bạn có thể chọn cho mình một lối đi riêng với cách viết hoàn toàn mới nhưng vẫn đảm bảo được phép lịch sự và thái độ chuyên nghiệp cần có.

Một câu chuyện để mở đầu thư xin việc cũng có thể là một ý tưởng không tồi.

- Tạo một thư xin việc dễ đọc và dễ hiểu

Điều này nhắc bạn về cách sử dụng từ ngữ và hành văn trong thư xin việc. Việc sử dụng thành ngữ, tục ngữ quá nhiều hay cách nói ẩn dụ sẽ khiến cho thư xin việc trở nên khó hiểu và khó để cảm nhận. Vì thế, hay sử dụng từ ngữ và lối hành văn đơn giản, không quá cầu kỳ, phức tạp.

- Chú ý tới độ dài của thư xin việc

Độ dài chuẩn của thư xin việc là nằm gọn trong một trang giấy A4. Chính vì thế mà bạn cần căn chỉnh sao cho độ dài của thư không vượt quá độ chuẩn này. Điều này vừa tăng tính thẩm mỹ cũng vừa đảm bảo bạn không bị lan man, quá đà khi viết thư xin việc.

Tìm hiểu thêm: Cách làm CV xin việc tạo ấn tượng tốt

3. Hướng dẫn viết thư xin việc chi tiết

Đây sẽ là phần thực hành của bạn với việc bắt tay vào viết thư xin việc cho mình. Hiện nay, thư xin việc chủ yếu được viết bằng tiếng Việt, do vậy mà đây sẽ là hướng dẫn cách viết thư xin việc bằng tiếng Việt.

3.1. Viết phần mở đầu thư xin việc

Phần mở đầu sẽ bao gồm 3 nội dung chính:

- Tiêu đề thư: Bạn nên ghi là THƯ ỨNG TUYỂN hoặc THƯ XIN VIỆC + vị trí ứng tuyển

nên viết chữ in hoa để tạo điểm nhấn và tránh nhầm lẫn với các vị trí khác.

- Tiếp đến chính là thông tin của bạn: Họ tê, Ngày tháng năm sinh, Địa chỉ, Số điện thoại và Email.

Chủ yếu là thông tin cá nhân nên phần này sẽ không quá làm khó bạn trong cách viết. Đảm bảo ghi chính xác và đúng thông tin là được.

- Thông tin nhà tuyển dụng: hãy ghi rõ họ tên, chức vụ và công ty của nhà tuyển dụng, người sẽ đọc thư xin việc. Nếu như bạn không biết thì có thể gọi tới công ty để hỏi về ngươi sẽ chịu trách nhiệm sàng lọc và đọc thư xin việc của ứng viên nhé. Việc này sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt hơn.

3.2. Viết phần nội dung trong thư xin việc

Phần nội dung chính của thư xin việc sẽ bao gồm 2 phần: Phần giới thiệu về bạn, đưa ra lý do bạn biết tới tin tuyển dụng và vì sao bạn lại viết thư xin việc này. Phần còn lại chính là đất diễn cho bạn với việc phô diễn khả năng của bản thân. Cụ thể từng phần như sau.

3.2.1. Phần giới thiệu đầu

Phần này bạn sẽ nhắc lại tên của mình, nêu ra lý do mà bạn đã biết tới tin tuyển dụng này và giải thích tại sao bạn viết lá thư xin việc này gửi tới nhà tuyển dụng. 

Thông thường, phần này sẽ không quá dài, chỉ từ 2 đến 3 câu văn là bạn có thể kết thúc để chuyển sang phần tiếp theo. Tuy nhiên, bạn nên chọn lý do biết tới tin tuyển dụng một cách lịch sử cũng như mục đích viết thư xin việc cũng hết sức nghiêm túc. Không thể là “viết cho vui” hay “tò mò nên thử”. Điều này sẽ khiến bạn lọt ngay vào danh sách đen của nhà tuyển dụng vì thái độ cợt nhả của mình.

3.2.2. Phần triển khai nội dung chính

Ở phần này, bạn hãy cho nhà tuyển dụng biết về trình độ học vấn của bạn, kinh nghiệm làm việc và kỹ năng. Không cần quá dài dòng nhưng phải đủ ấn tượng. Bạn nên chọn lựa những thông tin giúp bạn nổi bật thay vì chọn số lượng để áp đảo chất lượng. CV xin việc của bạn sẽ rõ ràng và chi tiết, nhưng thư xin việc không đủ để bạn làm điều đó. 

Hãy tạo ra sự logic từ học vấn của bạn cho tới kinh nghiệm làm việc, kết quả đạt được và kỹ năng bạn có. Những điều này đều phù hợp với vị trí mà bạn ứng tuyển. Đó là những điều bạn nên hướng đến trong thư xin việc của mình.

3.3. Viết phần kết thúc trong thư xin việc

Ở phần cuối này, bạn cần nhấn mạnh lại cho nhà tuyển dụng thấy được mong muốn của bạn với lần ứng tuyển này ra sao. Và đặc biệt, đừng quên gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian cho bạn. Cuối cùng là ký tên mình ở cuối của thư xin việc.

Tìm hiểu thêm: Cách viết sơ yếu lý lịch xin việc

4. Một số lỗi sai thường gặp trong cách viết thư xin việc 

- Lỗi sai chính tả

Không phải là một lỗi mới mẻ hay xa lạ gì nhưng rất nhiều ứng viên vẫn để mắc lỗi sai chính tả trong thư xin việc của mình. 

- Bỏ qua việc kiểm tra thư sau khi viết xong

Rất nhiều ứng viên thường bỏ qua bước kiểm tra này khi đã hoàn thành xong việc viết thư xin việc. Điều này sẽ khiến cho thư xin việc của bạn thiếu sự chỉn chu, chuyên nghiệp. Chưa kể là sự chính xác trong các thông tin mà bạn đưa ra. Đây là một thói quen không nên có với một ứng viên tiềm năng.

- Chỉ viết duy nhất một thư xin việc

Bạn không nên chỉ viết một thư xin việc duy nhất cho mỗi lần ứng tuyển. hãy cố gắng viết từ 2 - 3 bức thư xin việc. Điều này nhằm phòng cho các trường hợp cần sử dụng gấp có thể xảy ra hay bạn gặp vấn đề gì đó với hồ sơ và thư xin việc của mình. Chuẩn bị “lốp dự phòng chưa bao giờ là thiếu cần thiết.

Mong rằng, sau khi đọc xong bài viết này, bạn đã có thể tự tin hơn để chuẩn bị cho mình một lá thư xin việc hoàn hảo và ấn tượng nhất. Cách viết thư xin việc sẽ không quá khó khi bạn tập trung và dành sự chú ý trong quá trình viết.